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Cualquier excusa es buena para reunirse con amigos o familiares y celebrar. Si pensabas que organizar una fiesta con poco tiempo era imposible es porque aún no conocías Partyo (https://partyo.es). A continuación detallamos los pasos para organizar un fiesta lo más rápido posible.

La fiesta puede ser para celebrar un compromiso, una reunión familiar, un encuentro con amigos, un cumpleaños, una boda, un bautizo, una comunión, un evento profesional, entre otros. Sea cuál sea el motivo, ¡el objetivo es pasarlo bien!

Cada día tenemos menos tiempo disponible, y esto nos afecta también cuando queremos organizar una fiesta. A veces, tener que organizar una fiesta puede convertirse en un dolor de cabeza… Por eso creamos una guía del paso a paso que te ayudará para planificar tu fiesta ideal, lo mas rápido posible y sin gastar una fortuna.

Paso a Paso para organizar una Fiesta

1. Tipo de Evento

El primer paso por definir es el tipo de evento que quieres celebrar, esto será el comienzo de toda la organización. Según el evento, surgen determinadas necesidades. Es decir, los servicios y proveedores que necesitarás.

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2. Dónde

Es importante decidir en qué tipo de local quieres hacer la fiesta. ¿En casa? ¿En un restaurante? ¿En una sala de fiestas? ¿bar musical? ¿en la playa? ¿terraza de hotel? …

3. Cuándo

A la hora de elegir la fecha debes comprobar que no se superponga con otros eventos, días festivos y puentes, días de partidos importantes, fiestas escolares, etc. Y lo que implica para tus invitados: les irá bien, ¿o se superpondrá con otros planes que tengan? Si coincide con sus viajes, vacaciones, puentes, …, quizás falle bastante gente.

Si no sabes qué día irá mejor para tus invitados, puedes crear una encuesta en Doodle (www.doodle.com), en whatsapp, en Facebook, etc,

En cuanto al día de la semana, ten en cuenta que los viernes por la noche y los sábados son los días más comunes para las fiestas, son los días que mejor van a los invitados, pero también son los días con más demanda, y más caros.

También, tienes que tener cuidado con el clima de la fecha escogida.

La hora del evento es otro factor importante para la planificación. Determinará qué tipo de comida y bebida deberás ofrecerles a los invitados.

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4. Lista de Invitados

Como punto de partida, tienes que enumerar a las personas que son imprescindibles en tu fiesta y luego comienza a ampliar la lista. No te preocupes si te olvidas de alguien, tendrás tiempo para reajustar la lista. Pero, es necesario tener un número aproximado de invitados para comenzar con la organización.

5. Presupuesto

Elaborar un presupuesto ayuda a controlar los gastos y a evitar sorpresas de última hora. Muchas personas creen que sólo gastando fortunas se puede hacer una buena fiesta… ¡y no es así!

Se deben Identificar los principales gastos de la fiesta y cuanto dinero se destinará aproximadamente para cada uno.

Gastos imprescindibles:

  • Lugar de la fiesta: está muy ligado al tipo de evento que deseas celebrar y cuantos invitados hayas añadido a la lista de invitados.
  • Comida y Bebida: es uno de los gastos más grandes que debes considerar al organizar un evento. Considera opciones como aguas, refrescos, cervezas y otro tipo de bebidas alcohólicas. Para reducir el gasto de la comida y la bebida, puedes celebrar la fiesta en horarios donde la gente ya haya comido algo. Otra opción para gastar menos es que tus invitados cooperen llevando bebidas o algo de comer. Y siempre hay locales donde tú mismo puedes traer la comida y la bebida, con el considerable ahorro que supone.
  • Decoración: nuevamente el tipo de evento y la sala que escojas determinarán lo que precisarás para la decoración.
  • Limpieza: varios locales permiten que uno mismo realice la limpieza de la sala al finalizar la fiesta. Si estás dispuesto a hacerlo, supondré un ahorro.
  • Pastel: si se tratara de un cumpleaños no puede faltar el pastel para soplar las velas. Se puede comprar u optar por la opción de cocinarlo en casa.
  • Extras: es importante que destines una parte del presupuesto a imprevistos. Esto te permitirá afrontar gastos inesperados sin pasarte del presupuesto.

6. Reservar el espacio

Aquí es donde Partyo (https://partyo.es) entra en escena para ayudarte.

Antes, necesitabas días para buscar y contactar a los diferentes locales. Ahora, con Partyo, lo puedes hacerlo en cuestión de minutos.

Partyo te permite comparar los precios y disponibilidades de más de 400 salas en cuestión de minutos. Lo único que tienes que hacer es realizar una búsqueda en función de la ubicación, el tipo de local, y la fecha que necesitas.

En los resultados de búsqueda encontrarás dos tipos de salas, las que podrás reservar directamente (que ofrecen reserva inmediata) o en las que hay que solicitar disponibilidad.

Ten en cuenta que en algunas épocas del año y los fines de semana están muy solicitadas.

Si el espacio no cuenta con cocina propia, catering o la decoración que necesitas, una vez has reservado el local, puedes empezar a mirar estos servicios.

7. Definir la comida y bebida

Si el local elegido ofrece sus propios menús, es momento de escogerlo.

Si el local te permite llevar tu propia comida, puedes empezar a pensar qué comida llevarás, o si contratarás un servicio de catering para ahorrarte ese trabajo. Solicita presupuesto a distintas empresas de catering y compara precios y calidad. Cuando te hayas decidido, concreta la reserva.

8. Invitación

Es el momento de revisar la lista de invitados: gente nueva que te gustaría añadir a la lista, gente que tienes que quitar por presupuesto o invitados que ya te dijeron que no podrán asistir.

Comunícale a tus invitados la fecha de tu fiesta. ¡Cuanto antes lo hagas mejor! Así tendrán tiempo suficiente para organizar sus agendas y reservarse la fecha. Puedes solicitar que te confirmen la asistencia, para que puedas saber el número de invitados que vas a tener.

Otra opción es hacer la invitación en dos pasos: un primer paso que consiste en comunicar a los invitados la fecha del evento (que se comunica tan pronto tienes el local reservado), y un segundo paso que consiste en confirmar los detalles del evento (hora y lugar exactos, etc). En el primer paso la gente se reserva la fecha en espera de conocer los detalles, y en el segundo se informa de todos los pormenores.

La invitación la puedes hacer en un simple mensaje de whatsapp o email, puedes crear un grupo de whatsapp con los invitados, o puedes crear un diseño en cualquier programa de diseño que distribuirás entre los invitados a través de medios digitales y redes sociales. También puedes imprimir una invitación y darla personalmente o mandarla por correo postal para mayor impacto (aunque bastante más caro). Hay varias aplicaciones en Internet que te permiten descargarte y personalizar diseños previamente creados con mucho gusto.

9. Decoración y Pastel

Y sin darte cuenta, estás en la recta final de los pasos para organizar una Fiesta. Para la decoración tienes que ser creativo, con pocos materiales puedes crear una decoración original y bonita. Con flores, globos, luces y banderines se pueden crear grandes cosas. Utiliza Pinterest e Instagram para obtener ideas originales y bonitas para la decoración.

El pastel es un elemento muy importante en las fiestas de cumpleaños. A la hora de elegir el pastel puedes optar por cocinarlo en casa o comprarlo. Y al comprarlo, también hay muchas opciones, desde las más económicas que puedes encontrar en el supermercado, hasta las creaciones personalizadas más divertidas y bonitas, con muchas opciones entre medio.

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10. Revisar que esté todo

¡Ya casi está lista! Asegúrate de que esté todo en orden. Puedes llamar para confirmar la sala, el catering, el pastel, etc. Vuelve a leer la lista de invitados y asegúrate de que no falte nadie. Actualiza a tus proveedores sobre el número de invitados para que ajusten sus servicios.

Piensa actividades divertidas para hacer y realiza la selección musical para que todos lo pasen bien.

Revisa el presupuesto y si aún cuentas con una parte puedes destinarlo para alguna actividad de entretenimiento o algún detalle para los invitados.

11. Disfrutar

¡Al fin llegó el día! Has organizado tu fiesta ideal y ahora es momento de disfrutarla. No te estreses, lo que no se ha organizado, ya no se puede organizar, ahora es el momento de disfrutar.

Te recomendamos que tú y tus invitados saquéis fotos durante la fiesta, para que queden de recuerdo.

Esperamos que esta Guía para montar una Fiesta le haya servido para organizar la fiesta que imaginaban.

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